Siła rytuału w codziennych spotkaniach online

Codzienne spotkania online powinny mieć cechy dobrej herbaty – z jednej strony koić i dawać poczucie bezpieczeństwa, a z drugiej strony być jak dobry energetyk, czyli budzić w ludziach chęć działania, a także pokazywać im, że potrafią świetnie działać niezależnie od okoliczności. W czasach epidemii COVID-19 to szczególnie ważne.

Zamiast wysłania maila – użycie specjalnego dzwoneczka, zamiast przedstawienia planu spotkania – minuta cieszy. Projektantka mody Eileen Fisher, CEO i założycielka spółki wartej 450 mln dolarów, ma nietypowy sposób na organizowanie spotkań. Efekt jest zaskakujący. Dzięki temu, że spotkanie zaczyna się od minuty ciszy, wszyscy mają minutę na zastanowienie się nad sobą i skupienie na celu spotkania. Chociaż ta “minutowa medytacja” nie jest obowiązkowa, to wprowadzenie tego rytuału przyniosło firmie wymierne korzyści.

Po wprowadzeniu tej zasady – jak pisze Harvard Business Review – Eileen Fisher zauważyła „pogłębienie” pracy ludzi i zwiększanie się u pracowników właśnie „poczucia celu”. Projektantka uważa, że poświęcenie chociaż minuty przed spotkaniem na ułożenie myśli – i ogólnie, poświęcanie czasu na zastanawianie się nad poprawnością swoich działań – może mieć ogromny, pozytywny wpływ nie tylko na własną karierę i biznes, ale też całe branże przemysłu i na koniec – świat.

Koronawirus. Wprowadź swój rytuał

Firmy z poduszką finansową i te, które wkrótce, ze względu na wycofanie się klientów, tracą lub już straciły płynność finansową – to dwa scenariusze, w jakich znalazły się dzisiejsze organizacje. Niezależnie od tego, reprezentantem której jesteś, stoi przed tobą duże nie tylko wyzwania komunikacyjne, ale także energetyczne. Wprowadzenie rytuału do codziennych online spotkań ze swoim zespołem może być odpowiedzią na te potrzeby.

O rytuale można myśleć, jak o wejściu do wnętrza relacji, w systematyczny, dający ludziom bezpieczeństwo sposób.

O sile rytuału pięknie pisze Kakuzo Okakura w wydanej po raz pierwszy w 1906 roku niewielkiej książeczce pt. „Księga herbaty”. Japoński autor opowiada o historii i znaczeniu picia herbaty w społeczeństwach Wschodu, rozwijając przy tym wątki dotyczące filozofii, religii i estetyki. Szczególne miejsce poświęca japońskiej ceremonii herbaty, podkreślając jej wpływ na tamtejsze architekturę, sztukę i życie codzienne. Ta książka podpowiada, dlaczego rytuał w relacjach z ludźmi jest taki ważny, a co bezpośrednio przenosi się także w na funkcjonowanie organizacji. Nie tylko pozwala zaangażować zespół na 100%, ale także dodatkowo podnosi kapitał reputacyjny.

Dlaczego kultura organizacyjna jest ważna? Codzienne spotkań powinny koić i dawać siłę do działania

Codzienne spotkania online powinny mieć cechy dobrej herbaty – z jednej strony koić i dawać poczucie bezpieczeństwa, a z drugiej być jak dobry energetyk, czyli budzić w ludziach chęć działania i pokazywać, że potrafią. W czasach epidemii COVID-19 to szczególnie cenne.

O czym warto pamiętać?

• Ustal stałą godzinę spotkania i jego cel – każdy powinien wiedzieć, po co się zebraliście i co powinniście osiągnąć. Ważne jest więc, aby spotkanie kończyło się przypisaniem uczestnikom konkretnych zadań.
• Spotkania powinny być małe, tak aby każdy mógł się wypowiedź. Optymalna liczba uczestników to zdaniem ekspertów 5-6 osób.
• W czasie spotkania nie liczą się tylko zadania. Zaczynaj od pytania o samopoczucie, zachęcaj do dzielenia się refleksjami po ostatnim dniu, pytaj o to jak spałeś, z czym się mierzysz, jak się czujesz, jak dbasz o siebie, jak spędzasz dzień i jak dziś radzisz sobie z obecną sytuacją. W ten sposób wprowadzisz element picia herbaty i ukojenia. Dopiero potem pytaj swoich pracowników o to, jakie zadania zrealizowali i jakie osiągnęli wyniki. Zachęcaj, aby mówili o tym, z jakich  narzędzi korzystają, a czego wcześniej nie robili, w jaki sposób rozmawiają i docierają do klientów. Na tej podstawie twórz firmowe best practice. To one staną się energetykiem do działania dla innych.

Kultura organizacyjna w zarządzaniu. Dobre, efektywne spotkanie musi mieć elementy rytuału, powtarzalności, musi mieć klimat picia herbaty i energetyku zarazem.